Converti RPT in PDF

Un destinatario potrebbe aver bisogno di un report in PDF per visualizzarlo, stamparlo, inviarlo tramite email, archiviarlo o consegnarlo senza installare Crystal Reports né accedere al relativo database. La conversione produce un'istantanea fissa del report, non una definizione del report modificabile o una connessione attiva ai dati.

Che cos'è il formato RPT

.rpt è comunemente il formato nativo dei report per SAP Crystal Reports. Le aziende utilizzano i file Crystal Reports per fatture, estratti conto, report operativi e documenti basati su database. Un file Crystal Reports può contenere layout, formule, parametri, sottoreport, grafici e riferimenti a database o altre origini dati.

Le applicazioni di contabilità, ERP, gestione dell'inventario, sanità e le applicazioni aziendali personalizzate possono generare o distribuire questi file. L'estensione non è specifica di Crystal Reports: alcune applicazioni utilizzano .rpt per report in testo normale o proprietari. Identificare il programma che ha creato il file prima di scegliere un convertitore; un RPT basato su testo può generalmente essere aperto in un editor di testo, ma un file Crystal Reports no.

Che cosa offre il PDF

Il PDF conserva un layout di pagina fisso e può essere aperto con Adobe Acrobat Reader, i browser web e la maggior parte dei sistemi operativi. Normalmente mantiene interruzioni di pagina, intestazioni, tabelle, immagini, caratteri e numerazione delle pagine in modo più coerente rispetto a una definizione di report modificabile, rendendolo adatto alla distribuzione e all'archiviazione.

Un PDF contiene i dati sottoposti a rendering durante l'esportazione. Non conserva la struttura di Crystal Reports per la modifica, una connessione attiva al database o la possibilità di rieseguire il report con parametri diversi.

Convertire un file Crystal Reports con SAP Crystal Reports

1. Aprire il file .rpt in SAP Crystal Reports su Windows.
2. Immettere i parametri richiesti e le credenziali del database. Se il file utilizza dati del report salvati, verificare che i dati visualizzati siano aggiornati; in caso contrario, aggiornarli dall'origine dati configurata.
3. Utilizzare File → Print Preview e controllare i valori dei parametri, i sottoreport, i grafici, le immagini, le interruzioni di pagina e i campi vuoti o troncati.
4. Scegliere File → Export → Export Report, selezionare PDF, specificare la destinazione e salvare.

I nomi dei menu variano in base alla versione di Crystal Reports. Se l'esportazione diretta non è disponibile, utilizzare File → Print, selezionare Microsoft Print to PDF su Windows e salvare l'output stampato. L'esportazione diretta in PDF evita generalmente le differenze tra i driver della stampante ed è preferibile quando disponibile.

Convertire con un visualizzatore Crystal Reports

Per visualizzare ed esportare senza modificare, installare una versione compatibile di SAP Crystal Reports Viewer e aprire il file. Utilizzare il controllo di esportazione del visualizzatore e scegliere PDF, se il controllo è disponibile. La compatibilità del visualizzatore dipende dalla versione di Crystal Reports e dalle funzionalità del report; un visualizzatore potrebbe non aprire file che richiedono driver di database non disponibili, autenticazione, stored procedure, funzioni personalizzate o sottoreport.

Un visualizzatore può mostrare i dati salvati senza riconnettersi al database, ma non può aggiornare il report a meno che l'origine dati e le credenziali necessarie siano disponibili. Verificare le pagine sottoposte a rendering prima di salvare il PDF.

Convertire un file RPT in testo normale

Aprire un file .rpt basato su testo in un editor di testo o in un elaboratore di testi e scegliere File → Print, quindi selezionare una stampante PDF. Su macOS, utilizzare File → Print → PDF → Save as PDF. Questo metodo non converte una struttura Crystal Reports; stampa soltanto il testo attualmente visualizzato dall'applicazione.

Utilizzare un convertitore online

Servizi come Zamzar o CloudConvert possono elencare RPT come formato di input, ma il supporto e la qualità dell'output variano. Controllare l'elenco dei formati attuale del servizio prima del caricamento e considerare un formato elencato come un'indicazione di compatibilità, non come una prova che un file Crystal Reports verrà sottoposto correttamente a rendering.

La conversione online non è adatta a dati finanziari, medici, personali o aziendali riservati, a meno che l'organizzazione non abbia approvato le pratiche di sicurezza e conservazione del servizio. I file Crystal Reports che dipendono da database esterni generalmente non possono essere aggiornati da un convertitore web generico; pertanto, esaminare ogni pagina e verificare che l'output contenga dati aggiornati.

Controlli di qualità e compatibilità

• Esaminare il PDF dopo la conversione. Controllare il numero di pagine, la numerazione delle pagine, i caratteri, i grafici, le immagini, i sottoreport, i totali, i valori dei parametri e i campi vicini ai bordi della pagina.
• La mancanza di caratteri, driver di database, immagini, funzioni personalizzate o dipendenze dalle origini dati può causare valori vuoti, numerazione delle pagine modificata, sezioni mancanti o totali diversi.
• Crystal Reports può posizionare il testo come elementi con posizione individuale. Il PDF può apparire corretto mentre la selezione, la copia, la ricerca, l'applicazione di tag e l'accessibilità del testo rimangono imperfette.
• Verificare la selezione e la ricerca del testo se il PDF deve essere ricercabile. La stampa tramite un flusso di lavoro con rasterizzazione può creare pagine composte solo da immagini, che richiedono OCR.
• Applicare autorizzazioni o crittografia PDF tramite uno strumento PDF approvato quando il report contiene informazioni sensibili; la protezione non sostituisce i controlli di accesso o la distribuzione sicura.
• Conservare il file .rpt originale e la documentazione relativa ai dati di origine o ai parametri quando potrebbero essere necessari futuri aggiornamenti, modifiche o report rigenerati.