Converti MSO in PDF

Un destinatario, una stampante o un sistema di archiviazione potrebbe richiedere un PDF quando è necessario condividere il documento Office originale o l’email HTML mantenendone intatta l’impaginazione. Un file .mso da solo di solito non è il documento da convertire, quindi è necessario prima recuperare la sorgente originale.

Che cos’è il formato MSO

.mso è un’estensione ambigua, non un formato definito universalmente. Può identificare un vecchio file Microsoft Organization Chart, ma Microsoft Office utilizza anche nomi come oledata.mso per le risorse OLE generate da documenti HTML e messaggi Outlook formattati in HTML. Tali risorse possono contenere un oggetto incorporato, un disegno o dati di formattazione, anziché un documento completo orientato alle pagine.

Un’email HTML può arrivare con una risorsa .mso insieme a file HTML e immagini, oppure la risorsa può essere esposta a un destinatario che utilizza un client di posta diverso da Outlook. Il file MSO non è il messaggio completo e normalmente non può ricreare da solo l’impaginazione del messaggio. Anche altri software possono utilizzare .mso per un formato proprietario, quindi l’applicazione che ha creato il file e i file associati determinano il metodo di conversione corretto.

Rinominare file.mso in file.pdf modifica solo l’estensione del nome file. Un editor di testo o un’utilità di identificazione dei file può rivelare riferimenti a Office, HTML, XML o specifici dell’applicazione, ma il contenuto binario deve essere aperto solo con software che supporta il formato effettivo.

Che cosa conserva PDF

PDF è un formato di documento a impaginazione fissa progettato per conservare dimensioni della pagina, posizionamento, caratteri, immagini e aspetto di stampa su diversi sistemi operativi e dispositivi. Viene comunemente utilizzato per la condivisione, la stampa, gli invii e l’archiviazione perché i destinatari possono visualizzare il risultato senza l’applicazione di creazione originale.

L’esportazione in PDF può appiattire o omettere funzionalità Office modificabili. Le macro non vengono eseguite in un PDF, le formule possono apparire solo con i risultati visualizzati, le animazioni diventano statiche e gli oggetti incorporati, i campi, la trasparenza, i caratteri o i controlli interattivi possono cambiare o scomparire. Se è richiesta la conformità per l’archiviazione a lungo termine, selezionare PDF/A e verificare quindi il file risultante; un PDF ordinario non è automaticamente un file di archiviazione convalidato.

Come convertire il documento Office originale

1. Individuare il file sorgente che ha prodotto la risorsa MSO, ad esempio .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt o .pptx. Conservare il file MSO e tutti gli eventuali file HTML, immagini o oggetti incorporati associati.
2. Aprire la sorgente in Microsoft Word, Excel o PowerPoint e controllare interruzioni di pagina, formato della carta, margini, caratteri, immagini, grafici e oggetti incorporati.
3. In Office desktop per Windows, utilizzare File → Export → Create PDF/XPS oppure File → Save As e selezionare PDF. In macOS, utilizzare File → Save As con PDF come formato oppure File → Print → PDF → Save as PDF.
4. Se l’esportazione non è disponibile, utilizzare File → Print → Microsoft Print to PDF in Windows oppure File → Print → PDF → Save as PDF in macOS. La stampa può omettere la struttura del documento, i collegamenti, i segnalibri, i tag, i commenti o le funzionalità interattive che l’esportazione diretta in PDF può conservare.
5. Aprire il PDF e controllare ogni pagina, prestando particolare attenzione a caratteri, contenuti tagliati, revisioni, campi, grafici, interruzioni di pagina e immagini trasparenti.

Come convertire un file MSO di un organigramma

Un vecchio file autonomo Microsoft Organization Chart richiede Microsoft Organization Chart o un’altra applicazione che supporti questo formato legacy. Se il file si apre, copiare o esportare l’organigramma in un documento Word aggiornato, quindi creare il PDF utilizzando i passaggi di Office indicati sopra. Se il vecchio programma non è disponibile, potrebbe essere necessaria un’installazione compatibile di una versione precedente di Office o un servizio specializzato di recupero; un convertitore online generico non può interpretare in modo affidabile il file basandosi solo sulla sua estensione.

Se l’organigramma è incorporato in un file Word, Excel o PowerPoint, aprire il documento contenitore invece dell’oggetto .mso estratto. L’esportazione del documento contenitore conserva il testo circostante e l’impaginazione in modo più accurato rispetto alla conversione dell’oggetto isolato.

Come convertire una risorsa MSO da un’email HTML

Conservare il messaggio originale, il relativo contenuto .html e i file immagine o allegati. Aprire il messaggio in Outlook o in un browser che esegue il rendering dell’HTML, quindi utilizzare Print → Save as PDF. Il PDF risultante rappresenta l’email sottoposta a rendering; la conversione di un file oledata.mso isolato generalmente non può ricostruire il messaggio, la relativa formattazione o le immagini.

Se il messaggio è archiviato in un file dati di Outlook, aprirlo o esportarlo prima con Outlook. Se si trova all’interno di un contenitore winmail.dat, estrarre il messaggio o l’allegato pertinente con un’utilità locale affidabile, quindi convertire il documento recuperato invece di trattare il contenitore o la relativa risorsa MSO come una sorgente PDF.

Opzioni desktop, da riga di comando e online

LibreOffice può convertire localmente i file sorgente Office supportati, ma generalmente non può convertire una risorsa MSO arbitraria. Per un documento sorgente recuperato, eseguire:

soffice --headless --convert-to pdf --outdir output source.docx

Microsoft Office normalmente offre il risultato più simile all’originale per i documenti contenenti caratteri, grafici, campi o oggetti incorporati specifici di Office. LibreOffice è utile quando Office non è disponibile, ma è necessario confrontare la paginazione e il rendering degli oggetti con l’originale.

CloudConvert e Zamzar possono accettare alcuni formati Office riconosciuti, mentre gli strumenti online di Adobe Acrobat possono convertire in PDF i documenti Office supportati. Utilizzarli solo dopo aver identificato o recuperato il file sorgente effettivo; il caricamento di un file .mso sconosciuto potrebbe essere rifiutato o interpretato in modo errato. Non caricare email riservate, documenti legali o documenti aziendali a meno che i termini di conservazione e privacy del servizio non siano accettabili. Office, LibreOffice o una stampante PDF locale evitano questo rischio di divulgazione.

Limiti di qualità e recupero

Il file MSO potrebbe non contenere informazioni sufficienti per produrre un PDF significativo senza l’applicazione sorgente e i file associati. Conservare l’email o il file Office originale, mantenere l’HTML e le immagini associati e verificare l’output visivamente e tramite estrazione del testo quando l’accessibilità o la ricercabilità del testo sono importanti.