Converti BPM in PDF

Revisori, auditor e clienti hanno spesso bisogno di una copia fissa di un processo Bizagi che possa essere visualizzata, stampata o archiviata senza installare Bizagi Modeler. L’esportazione del modello in PDF fornisce tale copia, lasciando disponibile per la modifica il file .bpm originale.

Che cos’è il formato BPM

Nella categoria Documenti, .bpm identifica comunemente un modello di processo Bizagi Modeler. Memorizza un modello di processo aziendale modificabile, incluse attività BPMN, eventi, gateway, connettori, corsie, subprocessi, informazioni sul layout e metadati del modello; a seconda del modello, può contenere anche la documentazione associata.

Bizagi Modeler è l’applicazione appropriata per aprire e modificare questo tipo di file. L’estensione non è un identificatore di formato universale: anche un altro prodotto può utilizzare .bpm. Rinominare il file in .pdf non lo converte, e un file creato da un’altra applicazione BPM deve essere esportato da tale applicazione.

Che cos’è il formato PDF

PDF è un formato di documento a layout fisso che preserva le dimensioni della pagina, il posizionamento del testo, la grafica e il layout di stampa tra diversi sistemi operativi e visualizzatori PDF. È adatto per distribuire un diagramma di processo a destinatari che devono leggerlo, stamparlo, approvarlo, firmarlo o archiviarlo, anziché modificarne la struttura BPMN.

Un’esportazione PDF è una rappresentazione visiva, non un sostituto del modello Bizagi. I visualizzatori PDF possono consentire la selezione del testo, la ricerca, l’inserimento di commenti o annotazioni, ma non conservano gli elementi modificabili di Bizagi, le regole di convalida, i dati di simulazione o le relazioni del modello.

Convertire BPM in PDF con Bizagi Modeler

1. Installa e apri Bizagi Modeler, quindi usa Open per caricare il file .bpm. Verifica che il file si apra come il processo previsto e non come un formato BPM non correlato.
2. Esamina il diagramma prima dell’esportazione. Controlla il layout della pagina, i nomi delle corsie, il routing dei connettori, le etichette dei gateway, i subprocessi e qualsiasi documentazione o diagramma collegato che debba comparire nel materiale da distribuire. Salva le modifiche al layout richieste nel modello di origine.
3. Usa il comando di esportazione o pubblicazione PDF di Bizagi Modeler. A seconda della versione, è disponibile tramite un comando Export o Publish; seleziona PDF e segui la finestra di dialogo di esportazione specifica della versione.
4. Scegli le opzioni disponibili relative a pagina, orientamento, ridimensionamento e contenuto. L’orientamento orizzontale e un formato carta più grande sono generalmente adatti ai diagrammi BPMN larghi. Includi la documentazione o i subprocessi collegati solo quando il destinatario ne ha bisogno.
5. Imposta un nome file di output, ad esempio order-approval-process.pdf, scegli la destinazione e completa l’esportazione.
6. Apri il PDF in un visualizzatore ed esamina ogni pagina con uno zoom del 100%. Verifica che il testo, le linee dei connettori, le etichette delle corsie, i colori, le interruzioni di pagina e i riferimenti ai subprocessi siano ancora leggibili.

Usare la stampa in PDF quando l’esportazione diretta non è disponibile

Se la versione installata di Bizagi non fornisce il comando di esportazione PDF richiesto, apri il modello e scegli File → Print. Seleziona Microsoft Print to PDF su Windows oppure Save as PDF in macOS, quindi imposta il formato carta, l’orientamento orizzontale, i margini e la scala prima del salvataggio.

La stampa in PDF è un’alternativa, non una conversione di formato che preserva il modello. Potrebbe omettere la documentazione Bizagi, creare un’impaginazione meno adatta o ridurre un diagramma grande fino a rendere illeggibili le etichette. Usa l’esportazione diretta di Bizagi quando disponibile ed esporta diagrammi di subprocessi separati se una sola pagina non riesce a presentare il processo in modo leggibile.

Convertitori online e limiti di compatibilità

Non si deve presumere che servizi online generici come CloudConvert o Zamzar supportino i file Bizagi .bpm. Molti servizi supportano solo formati comuni per documenti e immagini, non la struttura nativa dei modelli di processo Bizagi; inoltre, il caricamento di un processo aziendale può esporre informazioni operative riservate. Usa Bizagi Modeler localmente, a meno che un provider online non indichi esplicitamente Bizagi .bpm come input supportato, produca il contenuto PDF richiesto e sia stato approvato per tali dati.

• Sostituzione dei font: i font mancanti nel computer che esegue l’esportazione possono modificare la disposizione delle righe, la posizione delle etichette e le interruzioni di pagina. Installa i font richiesti prima dell’esportazione quando la fedeltà del layout è importante.
• Diagrammi grandi: l’impaginazione automatica o il ridimensionamento possono rendere difficili da leggere le etichette. Aumenta il formato della pagina, modifica l’orientamento, regola la scala oppure esporta singoli diagrammi.
• Interattività: i collegamenti ipertestuali, la navigazione, la documentazione o il comportamento dei subprocessi potrebbero non essere mantenuti nella stessa forma presente in Bizagi. Testa i collegamenti esportati e il contenuto incluso se fanno parte dei requisiti di distribuzione.
• Conservazione dell’origine: conserva il file .bpm originale insieme al PDF quando sono richieste future modifiche, convalide o il riutilizzo del modello.