Converti EDOC in PDF

I destinatari richiedono spesso PDF quando il loro sistema di gestione dei documenti, browser o stampante non riesce ad aprire un contenitore .edoc firmato. L’approccio sicuro consiste generalmente nell’estrarre prima il documento originale, quindi nell’esportare tale documento in PDF mantenendo il contenitore firmato come prova.

Che cos’è un file EDOC

.edoc non è un formato di file universale. L’estensione è utilizzata da alcuni sistemi proprietari per documenti elettronici. In Lettonia è comunemente associata ai contenitori di documenti elettronici firmati digitalmente utilizzati nell’ecosistema eParaksts da residenti, aziende e organizzazioni del settore pubblico.

Un contenitore eDoc lettone può contenere uno o più file originali oltre a firme crittografiche, certificati, marche temporali e metadati della firma. Non è necessariamente un documento basato su pagine che può essere convertito direttamente come un file Word. I contenitori firmati estoni meno recenti utilizzano comunemente .ddoc; gli attuali sistemi di firma baltici possono inoltre utilizzare .bdoc, .asice o altri contenitori basati su ASiC.

Non rinominare file.edoc in file.pdf. In questo modo si modifica solo l’estensione del nome del file, rendendo il file inutilizzabile.

Che cosa offre il PDF

Il PDF memorizza pagine fisse, caratteri, immagini e layout per una visualizzazione e una stampa uniformi su diversi sistemi operativi e browser. Un PDF esportato correttamente può conservare testo selezionabile, collegamenti ipertestuali, segnalibri e tag di accessibilità; un PDF creato tramite stampa potrebbe perdere questi elementi.

PDF/A è un sottoinsieme del PDF orientato alla conservazione, utilizzato da alcuni archivi e sistemi di gestione dei documenti governativi. Utilizzarlo solo quando il sistema ricevente o la politica di conservazione richiede uno specifico livello PDF/A.

Convertire un contenitore eDoc firmato

1. Conservare il file originale .edoc senza modificarlo. Contiene le prove della firma e potrebbe essere necessario per una successiva convalida.
2. Aprire il contenitore con il software o il servizio ufficiale eParaksts indicato dal mittente, oppure con un altro strumento che supporti esplicitamente quella specifica variante eDoc.
3. Convalidare il contenitore prima di estrarre i file quando lo stato della firma è importante. Registrare il risultato della convalida, il firmatario e la marca temporale, se richiesto per un fascicolo.
4. Estrarre o scaricare il documento originale contenuto. Se è già un PDF, non è necessaria alcuna conversione.
5. Aprire il file estratto nella relativa applicazione nativa e utilizzare File → Export → Create PDF oppure File → Save As → PDF. Ad esempio, utilizzare Microsoft Word per i file .docx e LibreOffice per i documenti office supportati.
6. Se l’esportazione non è disponibile, utilizzare File → Print e selezionare Microsoft Print to PDF su Windows oppure PDF → Save as PDF nella finestra di dialogo di stampa di macOS.

Non utilizzare una stampante PDF per convertire direttamente il contenitore firmato se è richiesta la validità della firma. La stampa crea una copia visiva, non un PDF contenente la firma originale del contenitore. Un’immagine della firma, una dichiarazione di firma o i dettagli del certificato visualizzati sulla pagina non costituiscono una firma crittografica valida sul nuovo PDF.

DigiDoc4 è principalmente associato ai contenitori DigiDoc estoni e non si deve presumere che sia in grado di aprire ogni file lettone .edoc. Utilizzare gli strumenti ufficiali lettoni eParaksts per i contenitori emessi da eParaksts oppure confermare la compatibilità con l’organizzazione che ha inviato il file.

Convertire altri file EDOC proprietari

Se il file non è un contenitore firmato lettone, identificare l’applicazione che lo ha creato prima di tentare la conversione. Controllare il mittente, le proprietà del file, la documentazione del sistema di gestione dei documenti oppure uno strumento di ispezione dell’intestazione del file. Quindi aprirlo nell’applicazione di origine ed esportarlo o stamparlo in PDF.

Per un file proprietario non riservato e non firmato, è possibile prendere in considerazione un servizio online come CloudConvert o Zamzar solo quando indica esplicitamente il supporto per l’esatto formato EDOC e il relativo produttore. Caricare prima un campione non significativo e controllare il PDF risultante. Non caricare documenti firmati, legali, medici, finanziari, di identità o riservati su un convertitore pubblico senza l’approvazione prevista dalla politica di sicurezza applicabile.

Controlli di qualità e compatibilità

Preferire l’esportazione nativa in PDF alla stampa in PDF, perché è più probabile che l’esportazione conservi testo ricercabile, collegamenti ipertestuali, dimensioni della pagina, segnalibri e caratteri incorporati. Ispezionare il PDF finale con uno zoom del 100% per verificare la presenza di caratteri mancanti, caratteri sostituiti, interruzioni nelle tabelle, codici a barre, timbri, sigilli e pagine ruotate.

Gli originali acquisiti tramite scansione producono PDF composti esclusivamente da immagini, a meno che non venga applicato l’OCR. Adobe Acrobat Pro, ABBYY FineReader e altri strumenti OCR possono aggiungere testo ricercabile, ma l’OCR può interpretare erroneamente nomi, numeri e segni diacritici; confrontare i contenuti importanti con la scansione.

Conservare entrambi i file quando l’eDoc ha valore legale o ai fini di audit: l’.edoc originale per la verifica della firma e il PDF per la visualizzazione, la stampa o l’invio. Se il file estratto era a sua volta un PDF firmato digitalmente, conservare separatamente quel PDF originale invece di sostituirlo con una copia stampata.