Convertitore online gratuito da MSG a PDF

Un PDF è più facile da condividere, stampare e archiviare rispetto a un file di messaggio specifico di Outlook, soprattutto quando il destinatario non utilizza Outlook. La conversione di un'email crea inoltre un record con layout fisso per i flussi di lavoro di gestione documentale, legali o di conformità.

Che cos'è il formato MSG

.msg è il formato di file proprietario di Microsoft Outlook per un singolo messaggio email, elemento del calendario, contatto, attività o nota. Un MSG email può contenere il mittente, i destinatari, l'oggetto, le date, il corpo del messaggio, le intestazioni, la formattazione, le immagini incorporate e i riferimenti agli allegati.

Outlook per Windows offre il supporto MSG più completo. Altri client di posta e visualizzatori di file potrebbero omettere proprietà specifiche di Outlook, contenuti incorporati, formattazione o allegati. Un MSG non è una semplice email in testo normale: è un contenitore strutturato in grado di conservare dati del messaggio non disponibili in un documento sottoposto a rendering.

Che cos'è il formato PDF

PDF, standardizzato come ISO 32000, preserva il layout delle pagine di un documento su Windows, macOS, Linux, dispositivi mobili, stampanti e sistemi di gestione documentale. Un PDF è adatto alla condivisione della corrispondenza con persone che non dispongono di Outlook e generalmente mantiene ricercabile il testo visibile del messaggio.

La conversione in PDF esegue il rendering del messaggio invece di preservarne la struttura dei dati di Outlook. Le intestazioni di trasporto, le categorie, i contrassegni, i pulsanti di voto, le proprietà della conversazione e altri metadati potrebbero non essere visualizzati. Gli allegati potrebbero essere rappresentati solo dai relativi nomi di file, a meno che lo strumento di conversione non li incorpori o converta esplicitamente.

Convertire un file MSG con Outlook

1. Aprire il file .msg in Microsoft Outlook per Windows.
2. Controllare il mittente, i destinatari, l'oggetto, la data, il corpo del messaggio, le immagini incorporate e l'elenco degli allegati.
3. Selezionare File → Print.
4. Scegliere Microsoft Print to PDF come stampante.
5. Impostare l'intervallo di pagine, il formato della carta, l'orientamento, il colore e le opzioni di ridimensionamento richiesti.
6. Selezionare Print, scegliere una destinazione, inserire un nome di file che termini con .pdf e selezionare Save.

Questo metodo converte il contenuto che Outlook è in grado di visualizzare e stampare. Non garantisce che i file allegati originali siano inclusi nel PDF. Salvare separatamente gli allegati importanti oppure utilizzare un'utilità di conversione che supporti esplicitamente opzioni come include attachments o convert attachments to PDF.

Convertire senza installare software

È possibile caricare il file nel convertitore gratuito di 101convert.com e scaricare il PDF risultante senza installare software desktop. Controllare le condizioni attuali del servizio relative alla gestione e alla conservazione dei dati prima di caricare email riservate, personali, legali o soggette a normative.

Controllare il file convertito

• Esaminare il rendering: font mancanti, HTML non supportato, immagini remote bloccate, firme personalizzate e layout di pagina insoliti possono modificare l'aspetto.
• Verificare gli allegati: confermare che i file richiesti siano presenti separatamente o che lo strumento selezionato li abbia convertiti nell'output.
• Controllare la ricercabilità: il testo normale del messaggio è generalmente ricercabile; le pagine scansionate e i contenuti costituiti solo da immagini richiedono OCR.
• Controllare i contenuti protetti: i messaggi crittografati, gli allegati con restrizioni e i file con gestione dei diritti potrebbero non essere convertiti, a meno che Outlook non possa decrittografarli e visualizzarli.
• Conservare i dati di origine: per usi legali o di conformità, conservare il file .msg originale, il PDF e una registrazione del software, della versione e delle impostazioni utilizzate.
• Per la conservazione formale a lungo termine, utilizzare un flusso di lavoro che produca PDF/A quando richiesto; un normale PDF non è automaticamente un file PDF/A.