Converti MPP in PDF

I team di progetto creano PDF quando i destinatari hanno bisogno di una pianificazione fissa per la revisione, la stampa, l’invio o l’archiviazione senza Microsoft Project. Il file .mpp modificabile deve essere conservato perché il PDF contiene un report visivo e non il modello completo di pianificazione.

Che cos’è il formato MPP

.mpp è il formato nativo dei documenti di Microsoft Project per le pianificazioni di progetto. Può contenere attività, durate, dipendenze, calendari, vincoli, baseline, risorse, costi, campi personalizzati e altri dati di pianificazione. Microsoft Project crea e apre i file MPP; Project Plan 365 e altri programmi di pianificazione dei progetti possono leggere molte versioni MPP, anche se la compatibilità varia in base alla versione e alle funzionalità.

I file MPP vengono utilizzati per il passaggio di consegne dei progetti, gli aggiornamenti della pianificazione, la pianificazione delle risorse, le revisioni dello stato e l’archiviazione dei dati di pianificazione. Non sono normali documenti di testo: per aprire un file MPP sono generalmente necessari Microsoft Project o software di gestione dei progetti compatibile.

Che cos’è il formato PDF

PDF è un formato di documento a layout fisso progettato per mantenere l’aspetto di un documento invariato tra sistemi operativi, applicazioni e dispositivi. Un PDF è utile per inviare una pianificazione a clienti, responsabili, revisori o fornitori che non dispongono di Microsoft Project e può essere stampato o archiviato in modo uniforme.

L’output PDF può mantenere la visualizzazione selezionata, il layout delle pagine, i caratteri, le tabelle, le barre delle attività e la grafica Gantt. Non conserva il modello MPP come file di progetto modificabile: in genere i destinatari non possono ricalcolare le date, modificare le dipendenze, modificare i calendari o esaminare ogni parametro di pianificazione del piano originale.

Come convertire un file MPP in PDF

Microsoft Project desktop

1. Aprire il file, ad esempio schedule.mpp, in una versione compatibile di Microsoft Project.
2. Selezionare la visualizzazione e la tabella da pubblicare, ad esempio Diagramma di Gantt, Gantt di verifica o Elenco attività.
3. Modificare le colonne visibili, la scala temporale, i filtri, il raggruppamento e l’intervallo di date. Nascondere i campi non necessari nel report.
4. Aprire File → Print e controllare l’anteprima. Impostare il formato della carta, l’orientamento orizzontale o verticale, i margini, il ridimensionamento, le interruzioni di pagina e l’intervallo di stampa. Utilizzare una stampante PDF di sistema, se disponibile, oppure continuare con il comando di esportazione.
5. Utilizzare File → Export → Create PDF/XPS Document → Create PDF/XPS, scegliere la cartella di output e il nome del file, ad esempio schedule.pdf, quindi pubblicare il file.

Project esporta la visualizzazione selezionata utilizzando le impostazioni di pagina e di stampa. Un diagramma di Gantt ampio può diventare illeggibile se forzato su una sola pagina; utilizzare invece l’orientamento orizzontale, un intervallo di date adeguato o più pagine, anziché un ridimensionamento eccessivo.

Altri software desktop

Project Plan 365 può aprire molti file MPP ed esportare o stampare il piano visualizzato come PDF. ProjectLibre può aprire alcune versioni MPP e stampare il piano tramite una stampante PDF di sistema, ma la formattazione complessa, i calendari, i campi personalizzati e le funzionalità più recenti di Microsoft Project potrebbero non essere trasferiti esattamente. Aprire il risultato convertito e confrontarlo con la fonte prima della distribuzione.

Conversione online

Per una conversione una tantum, servizi come il convertitore MPP online di Aspose.Tasks e Zamzar possono convertire i file MPP supportati in PDF senza installare Microsoft Project. Il processo usuale consiste nel caricare il file, selezionare PDF, avviare la conversione e scaricare il risultato.

Non caricare pianificazioni riservate, dati dei clienti, costi, informazioni sul personale o piani commercialmente sensibili, a meno che l’organizzazione non autorizzi l’utilizzo del servizio. Verificare i controlli di conservazione e cancellazione del provider, rimuovere il file scaricato dai dispositivi condivisi o pubblici e verificare che il servizio supporti la versione MPP e le funzionalità utilizzate dal piano.

Limitazioni relative a qualità e compatibilità

• Conservare il file MPP originale per la modifica, il ricalcolo, le future modifiche alla pianificazione e i requisiti di audit. Un PDF non sostituisce la fonte del progetto.
• Nel PDF vengono visualizzate solo la visualizzazione selezionata e le relative colonne configurate. I dati delle risorse, i campi personalizzati, le baseline, le note o altre informazioni possono essere assenti se non vengono visualizzati o inclusi nella configurazione di stampa.
• Controllare nel PDF esportato i nomi delle attività, i simboli delle milestone, le linee delle dipendenze, le barre delle baseline, le colonne delle risorse, le intestazioni, i piè di pagina, le interruzioni di pagina, gli intervalli di date e il numero totale di pagine.
• Le macro, i collegamenti esterni, i componenti aggiuntivi di Project, i report interattivi, il comportamento del ricalcolo e la logica di pianificazione modificabile non vengono conservati come contenuto PDF funzionante.
• I caratteri mancanti, le versioni MPP non supportate e le differenze tra Microsoft Project e le applicazioni di terze parti possono modificare la paginazione, la disposizione del testo, i colori, i calendari o il posizionamento delle barre Gantt. Confrontare l’output importante con l’applicazione di origine.