Convertitore online gratuito da MDB a PDF

PDF è necessario quando un database Access deve essere condiviso con persone che non dispongono di Microsoft Access, stampato in modo uniforme o conservato come documento fisso. La conversione produce un documento dall'output selezionato del database, non un database sostitutivo.

Formato MDB e relativi utenti

MDB è il formato di database di Microsoft Access utilizzato da Access 2003 e versioni precedenti; le versioni successive di Access possono comunque aprire molti file MDB. Un database MDB può contenere tabelle, query, relazioni, indici, maschere, report, macro, moduli VBA e definizioni di tabelle collegate.

I file MBD sono comuni nei sistemi aziendali legacy, negli strumenti interni per la gestione dell'inventario, nei database di contatti, nelle applicazioni di contabilità e nei flussi di lavoro più datati basati su Access. Microsoft Access è l'applicazione più affidabile per aprire un file MDB e visualizzarne i report. Altri programmi di database possono leggere le tabelle tramite driver, ma generalmente non sono in grado di riprodurre maschere, report, codice VBA o connessioni a dati esterni di Access.

Formato PDF e relativi limiti

PDF è un formato di documento a layout fisso, progettato per una visualizzazione e una stampa uniformi su diversi sistemi operativi e dispositivi. Può preservare testo, caratteri, immagini, dimensioni della pagina, intestazioni e numerazione delle pagine quando viene esportato direttamente da Access.

Un PDF non conserva tabelle modificabili, relazioni, query, maschere, macro o moduli VBA. Contiene un'istantanea dell'output selezionato, ad esempio un report, una maschera, il risultato di una query o un elenco di tabelle. Il testo potrebbe non essere ricercabile o selezionabile quando il PDF viene prodotto tramite un driver della stampante basato su immagini.

Convertire un file MDB in PDF

Decidere quale oggetto di Access esportare prima della conversione. Un report di Access è normalmente la fonte migliore perché controlla l'ordinamento, il raggruppamento, la larghezza delle colonne, le intestazioni, i margini e le interruzioni di pagina.

Per convertire senza installare software, caricare il file MDB su 101convert.com, scegliere PDF come formato di output, avviare la conversione e scaricare il PDF. Controllare attentamente il risultato: un file MDB può contenere più tabelle e report e non esiste un'unica visualizzazione stampabile universale per ogni database.

Per ottenere il risultato più accurato, esportare da Microsoft Access:

1. Aprire il file MDB in Microsoft Access. Abilitare le macro o il contenuto attivo solo se il file proviene da una fonte attendibile; i file MDB possono contenere codice VBA.
2. Aprire il report, la maschera, la tabella o la query richiesti. Creare prima un report quando si esporta una tabella o una query che richiede intestazioni ripetibili, larghezze controllate, raggruppamento o interruzioni di pagina.
3. Controllare il layout in File → Print Preview o nell'anteprima di stampa del report. Impostare le dimensioni della carta, l'orientamento, i margini, il ridimensionamento, i filtri e l'ordinamento prima dell'esportazione.
4. Selezionare l'oggetto, quindi usare External Data → PDF or XPS. Scegliere PDF (*.pdf), impostare il nome del file di destinazione e selezionare Publish.
5. Selezionare Standard (publishing online and printing) per ottenere un output di qualità di stampa oppure Minimum size (publishing online) quando è più importante ridurre le dimensioni del file rispetto alla qualità delle immagini.

Access 2007 potrebbe richiedere l'add-in Save as PDF or XPS di Microsoft. Le versioni di Access senza esportazione PDF possono stampare l'oggetto selezionato tramite una stampante PDF installata, ma l'esportazione diretta in PDF generalmente garantisce una migliore conservazione del testo e dei caratteri.

Controlli di qualità e compatibilità

Eseguire le query con parametri e applicare i filtri richiesti prima dell'esportazione. Il PDF registra solo le righe restituite al momento dell'esportazione, non la logica della query o le modifiche future al database.

I fogli dati molto larghi spesso dividono le colonne su più pagine o riducono eccessivamente le dimensioni del testo. Usare l'orientamento orizzontale, rimuovere i campi non necessari, impostare larghezze esplicite per le colonne oppure riprogettare l'output come report.

I file MDB possono dipendere da tabelle collegate, connessioni ODBC, file esterni, controlli ActiveX e procedure VBA. Un convertitore nel browser o un altro computer potrebbe non disporre di tali dipendenze; pertanto, esportare dall'ambiente Access originale quando il documento deve corrispondere ai dati operativi.

I file MDB protetti da password richiedono credenziali valide prima dell'esportazione. Applicare una protezione con password PDF separata o controlli di accesso quando l'output contiene record riservati.