Converti DOC in RIS

Che cos'è il formato DOC

.doc è il precedente formato binario di Word di Microsoft, utilizzato per manoscritti, relazioni ed elenchi di riferimenti. Microsoft Word, le versioni precedenti di LibreOffice Writer e altri elaboratori di testi possono crearlo; le versioni attuali di Word normalmente utilizzano .docx. Un file DOC può contenere riferimenti digitati normalmente, campi citazione di Word o una bibliografia generata da un componente aggiuntivo per la gestione dei riferimenti.

Che cos'è il formato RIS

RIS è un formato di scambio in testo semplice per i record bibliografici. Un record utilizza righe contrassegnate come TY - JOUR per il tipo di riferimento, AU - per un autore, TI - per un titolo, JO - per una rivista e ER - per indicare la fine del record. I gestori bibliografici e i database delle biblioteche utilizzano RIS per trasferire autori, titoli, date, nomi delle riviste, identificatori e altri campi delle citazioni.

RIS è utile perché è portabile, modificabile come testo e supportato da Zotero, EndNote, RefWorks, Citavi e molti database accademici. Non è un formato per documenti, quindi non può conservare la formattazione di Word né i contenuti non bibliografici.

Come convertire DOC in RIS

Non esiste una conversione universale affidabile in un solo clic quando un DOC contiene un elenco di riferimenti formattato. Il flusso di lavoro pratico consiste nell'estrarre i riferimenti, analizzarli in record strutturati, verificare i metadati e quindi esportare in RIS.

Utilizzare la libreria di riferimenti originale quando disponibile. Se la bibliografia è stata prodotta da Zotero, EndNote, RefWorks o da un altro componente aggiuntivo per le citazioni, aprire la libreria dell'applicazione invece di analizzare il DOC. Selezionare i record pertinenti e utilizzare il comando di esportazione, ad esempio File → Export, quindi scegliere RIS. La libreria contiene campi strutturati che possono andare persi quando Word visualizza la bibliografia.

Per un normale elenco di riferimenti digitato:

1. Creare una copia del DOC e aprirla in Microsoft Word o LibreOffice Writer. Rimuovere intestazioni, numeri di pagina, note a piè di pagina, testo circostante e altro materiale che non fa parte dei riferimenti.
2. Salvare solo l'elenco dei riferimenti come testo semplice con File → Save As → Text. Se l'applicazione non riesce a leggere correttamente il vecchio DOC, salvare prima una copia di lavoro come .docx, quindi esportare tale copia come testo.
3. Incollare il testo in AnyStyle, un analizzatore di riferimenti basato su browser. Esaminare gli autori, i titoli, gli anni, le riviste, i numeri di volume e fascicolo, le pagine, i valori DOI e i tipi di riferimento rilevati prima dell'esportazione.
4. Esportare i record analizzati come BibTeX e importare il file in Zotero con File → Import.
5. Selezionare gli elementi importati in Zotero e utilizzare File → Export Items o File → Export Library. Scegliere RIS e salvare il file .ris risultante.

AnyStyle è pratico per bibliografie non sensibili. Non caricare manoscritti riservati, riferimenti non pubblicati o dati personali in un analizzatore online. Per un flusso di lavoro esclusivamente desktop, utilizzare LibreOffice per estrarre il testo, quindi inserire manualmente i record in Zotero o EndNote, oppure utilizzare uno strumento di analisi locale già testato.

LibreOffice può estrarre il testo dalla riga di comando se è installato e la directory di output esiste già:

soffice --headless --convert-to txt:Text --outdir extracted "references.doc"

Utilizzare il file di testo generato come input per l'analizzatore. Il comando estrae il testo visibile; non recupera i campi delle citazioni dai componenti aggiuntivi proprietari di Word.

Per i riferimenti con identificatori, recuperarli invece di analizzarli. I valori DOI possono essere cercati tramite Crossref, un editore, una biblioteca universitaria o Add Item by Identifier di Zotero. I valori PMID possono essere recuperati da PubMed e gli ISBN dal catalogo di una biblioteca o da un database di libri. Esportare direttamente in RIS i record risultanti. I record basati sugli identificatori contengono generalmente metadati più accurati sulla rivista, sull'autore, sulle pagine e sul tipo di pubblicazione rispetto a un analizzatore che lavora sulla formattazione visiva.

Per pochi riferimenti, inserirli manualmente. Creare ogni elemento in Zotero o EndNote, verificarlo rispetto alla pubblicazione originale ed esportare i record selezionati come RIS. L'inserimento manuale è spesso più rapido della correzione degli errori dell'analizzatore in un elenco breve e formattato in modo incoerente.

Limiti di qualità e compatibilità

Una citazione visualizzata in Word può essere testo normale, un campo di Word o contenuto generato da un componente aggiuntivo proprietario. Un file DOC pertanto non contiene necessariamente un database bibliografico completo e portabile. L'analisi può identificare erroneamente iniziali, autori istituzionali, sottotitoli, numeri di articolo, intervalli di pagine, nomi accentati e più opere nello stesso paragrafo.

Aprire il file .ris risultante in un editor di testo e verificare che ogni record abbia una riga TY - plausibile e termini con ER -. Importarlo nel gestore bibliografico di destinazione e controllare un campione, compresi l'ordine degli autori, il DOI, il titolo della rivista, l'anno, il volume, il fascicolo, le pagine e il tipo di riferimento. Alcuni programmi interpretano i tag RIS in modo diverso, quindi correggere i campi nell'applicazione di destinazione dopo l'importazione.

Non considerare autorevole un servizio di conversione da PDF o DOC che promette un output RIS automatico: la sola formattazione non consente di identificare in modo affidabile ogni campo bibliografico. Conservare il DOC originale e la libreria di riferimenti verificata o il file RIS esportato come record separati; RIS non conserverà il layout del documento sorgente, le immagini, le modifiche rilevate o lo stile della bibliografia.