Converti WORD in RIS

Un documento Word può richiedere una conversione quando un reference manager o un database accademico accetta RIS ma non file .doc o .docx. La conversione trasferisce i record bibliografici identificabili, non la formattazione o il testo completo del documento.

Cos'è il formato Word

I file Microsoft Word normalmente usano .doc o .docx. Microsoft Word, Microsoft 365, LibreOffice Writer, le esportazioni di Google Docs e altre suite per ufficio possono crearli o aprirli.

Un documento Word può contenere paragrafi ordinari, tabelle, note a piè di pagina, immagini, citazioni nel testo ed elenchi di riferimenti. Le fonti aggiunte tramite la funzione References → Manage Sources di Word vengono inoltre memorizzate come record strutturati in un file XML bibliografico, comunemente Sources.xml. Una bibliografia digitata come testo ordinario non dispone di campi garantiti per autore, titolo, data, identificatore o tipo di pubblicazione.

Cos'è il formato RIS

RIS è un formato di scambio in testo semplice con tag, supportato da EndNote, Zotero, Mendeley, RefWorks, Citavi, JabRef e molti database bibliotecari. Un record normalmente inizia con TY - e termina con ER -. I tag comuni includono AU - per l'autore, TI - per il titolo, JO - per la rivista, PY - per l'anno, VL - per il volume, SP - per la pagina iniziale e DO - per il DOI.

RIS è utile per trasferire metadati bibliografici tra reference manager e database. Non conserva il layout di Word, il testo dei paragrafi, le revisioni rilevate, lo stile delle citazioni, le note a piè di pagina o il contenuto dei documenti allegati.

Scegliere la fonte dei riferimenti

Se la bibliografia è stata creata da Zotero, EndNote, Mendeley o un altro reference manager, esportala dalla libreria originale. Questo è più accurato rispetto all'analisi della bibliografia visibile in Word, perché la libreria conserva campi strutturati, identificatori, note e allegati. Usa il comando di esportazione della libreria del gestore e seleziona RIS.

Se la bibliografia è stata creata dal gestore delle fonti di Word, usa l'elenco strutturato delle fonti XML. Se il documento contiene solo un elenco di riferimenti digitato, usa un parser di riferimenti e verifica quindi i record importati.

Convertire i record delle fonti di Word

1. Apri il documento in Microsoft Word desktop e seleziona References → Manage Sources per verificare che le citazioni siano fonti gestite da Word e non testo digitato manualmente.
2. Crea una copia di backup del file bibliografico di Word, comunemente Sources.xml. In Windows si trova generalmente in %APPDATA%\Microsoft\Bibliography\; il percorso può variare in base alla versione di Word e al sistema operativo.
3. Importa l'XML in un reference manager desktop che supporti l'XML bibliografico di Microsoft Word, come una versione aggiornata di JabRef. Se l'opzione di importazione non è disponibile, non rinominare il file XML in .ris; usa il flusso di lavoro per gli elenchi digitati riportato di seguito oppure converti i record con uno strumento XML-to-reference-format documentato.
4. Esamina i record importati, correggi il tipo di fonte e i campi mancanti, quindi usa il comando di esportazione del gestore e seleziona RIS. In JabRef, usa la relativa funzione di esportazione e scegli RIS.
5. Apri il file .ris risultante nell'applicazione di destinazione ed esamina alcuni record rappresentativi prima di importare il file completo.

Convertire un elenco di riferimenti digitato

1. Copia solo le voci bibliografiche da Word in un file di testo semplice. Rimuovi titoli, numerazione, artefatti dei rientri sporgenti e testo non pertinente, ma mantieni un riferimento completo per ogni paragrafo.
2. Per un elenco non riservato, invia i riferimenti ad AnyStyle, un parser di citazioni che può esportare BibTeX. In alternativa, inserisci singolarmente i dati DOI, ISBN, PMID o del titolo in ZoteroBib.
3. Importa il file BibTeX risultante in Zotero o JabRef. In Zotero, seleziona gli elementi o la collezione importati e scegli File → Export Library, quindi seleziona RIS. In JabRef, usa il comando di esportazione e seleziona RIS.
4. Per una bibliografia di piccole dimensioni, aggiungere ogni elemento a Zotero tramite DOI, ISBN o PMID è spesso più accurato rispetto all'analisi del testo formattato. Usa la funzione Add Item by Identifier di Zotero, esamina i metadati recuperati ed esporta la collezione come RIS.

Usa i servizi online solo per riferimenti che non contengono contenuti riservati di manoscritti, dati personali o materiale soggetto a restrizioni. Un convertitore generico da DOCX a RIS di solito modifica il contenitore del file o estrae il testo; non è in grado di dedurre campi bibliografici affidabili, a meno che non supporti esplicitamente l'estrazione della bibliografia.

Controllare il file convertito

Un riferimento formattato può essere analizzato in modo errato quando i nomi degli autori, le iniziali, i sottotitoli, le date di pubblicazione, gli intervalli di pagine o gli autori istituzionali sono ambigui. Verifica i record tramite l'editore, la pagina di destinazione del DOI, Crossref, PubMed o un catalogo bibliotecario.

I tipi di fonte di Word non corrispondono perfettamente ai tipi RIS. Libri, articoli di rivista, rapporti, pagine web, contributi a conferenze e raccolte curate possono richiedere la correzione manuale dei campi TY, DOI, URL, rivista, volume, fascicolo, pagine, editore ed edizione. Alcuni esportatori usano valori generici come GEN o ELEC quando non è disponibile un tipo RIS più appropriato.

Le citazioni nel testo come (Smith, 2020) non contengono informazioni sufficienti per creare record affidabili. Anche una bibliografia Word generata automaticamente è incompleta se le relative fonti non contengono dati DOI, di pagina, dell'editore o dell'autore. Conserva il file originale .docx e, quando applicabile, Sources.xml, perché l'esportazione RIS può eliminare campi e formattazione specifici di Word.