Convertitore online gratuito da ODS a MDB

I programmi sviluppati per Microsoft Access possono richiedere un database .mdb invece di un foglio di calcolo OpenDocument. La conversione è utile anche quando i dati del foglio di lavoro devono diventare tabelle di Access ricercabili per query, maschere o report.

Contenuto di ODS e MDB

ODS è il formato OpenDocument Spreadsheet utilizzato da LibreOffice Calc, Apache OpenOffice Calc e altre applicazioni per fogli di calcolo. Può contenere più fogli di lavoro, formule, grafici, formattazione, filtri e tabelle di dati.

MDB è il formato di database legacy di Microsoft Access basato sul motore di database Jet. Un file MDB può contenere tabelle correlate, query, maschere, report, indici e macro, quindi supporta la gestione strutturata dei dati anziché soltanto una griglia di celle. Le versioni di Access dal 2007 in poi utilizzano principalmente .accdb, ma possono comunque creare o aprire database MDB quando sono disponibili le opzioni di compatibilità e il motore di database richiesti.

MDB è adatto alle applicazioni Access meno recenti e alla compatibilità con i sistemi che richiedono specificamente database Jet. Ha una dimensione massima di circa 2 GB ed è meno adatto di ACCDB alle funzionalità più recenti di Access, ai grandi dataset e allo sviluppo di applicazioni moderne.

Come convertire ODS in MDB

Di solito non esiste una conversione ODS-MDB diretta e senza perdita, poiché i formati rappresentano strutture differenti. Il metodo desktop più affidabile consiste nell'esportare ogni foglio di lavoro come testo delimitato, importarlo in Access e definire lì la struttura del database.

1. Aprire il file ODS in LibreOffice Calc o Apache OpenOffice Calc. Prima dell'esportazione, controllare i nomi dei fogli di lavoro, le righe di intestazione, le formule, le celle unite, le righe nascoste e i valori incoerenti.
2. Esportare ogni foglio di lavoro che diventerà una tabella usando File → Save As. Selezionare Text CSV (.csv) e configurare il delimitatore, il qualificatore di testo, la codifica dei caratteri e le impostazioni decimali. Esportare separatamente i fogli di lavoro quando la cartella di lavoro contiene più tabelle.
3. Aprire Microsoft Access e creare un database vuoto in formato .mdb, oppure aprire un file MDB esistente. Nelle versioni più recenti di Access, selezionare il formato di database legacy durante la creazione o la conversione del file; in caso contrario Access potrebbe creare un file .accdb.
4. Importare ogni CSV con External Data → New Data Source → From File → Text File o con l'equivalente comando External Data → Text File nelle versioni precedenti di Access. Scegliere Import the source data into a new table oppure aggiungere i dati a una tabella esistente.
5. Nella procedura guidata di importazione, specificare se la prima riga contiene i nomi dei campi, confermare il delimitatore e il qualificatore di testo e impostare il tipo di dati di ogni campo. Scegliere una chiave primaria o lasciare che Access aggiunga un campo ID quando l'origine non dispone di un identificatore univoco affidabile.
6. Ripetere l'importazione per gli altri fogli di lavoro. Dopo aver importato le tabelle, creare in Access indici, relazioni, regole di convalida, query, maschere e report, quindi salvare e testare il database MDB.

Per un file che contiene soltanto una tabella semplice, 101convert.com può offrire una conversione online senza installare software. Le cartelle di lavoro complesse richiedono comunque il controllo delle tabelle risultanti e la ricostruzione delle relazioni del database in Access.

Limiti di qualità e compatibilità

• CSV conserva i valori delle celle e la struttura testuale di base, ma non formule, grafici, formattazione, più fogli di lavoro, commenti, intervalli denominati o impostazioni di stampa del foglio di calcolo. Le celle contenenti formule vengono normalmente importate come risultati visualizzati; pertanto, ricalcolare e verificare i valori prima dell'esportazione.
• Access deduce i tipi di campo da righe campione. Numeri e testo misti, valori vuoti, identificatori lunghi, zeri iniziali, percentuali e date possono essere interpretati erroneamente. Impostare manualmente i tipi di campo e importare identificatori come codici postali o codici prodotto come testo breve.
• La codifica e i separatori sono importanti. Utilizzare UTF-8 quando disponibile, selezionare lo stesso delimitatore usato durante l'esportazione e verificare i caratteri accentati, le virgolette, le interruzioni di riga incorporate e le virgole decimali dopo l'importazione.
• Un foglio di lavoro non diventa automaticamente una struttura relazionale normalizzata. Se la cartella di lavoro contiene gruppi ripetuti o diversi fogli correlati, importarli in tabelle separate e creare chiavi primarie ed esterne invece di mantenere colonne duplicate.
• Le regole di Access per i nomi di tabelle e campi, le parole riservate, le lunghezze massime dei campi e il limite di dimensione dei file MDB possono richiedere di rinominare i campi, abbreviare i valori o dividere un database di grandi dimensioni.
• Controllare in Access date, ore, valori Boolean, valori null, colonne calcolate e righe duplicate. Un'importazione completata correttamente conferma la struttura del file, non che ogni valore abbia conservato il significato previsto.