Convertitore online gratuito da EXCEL a MDB

Molte applicazioni Microsoft Access meno recenti, sistemi di reporting e dispositivi richiedono un database .mdb anziché una cartella di lavoro Excel. La conversione della cartella di lavoro crea tabelle Access che possono essere sottoposte a query e modificate da software che non supportano direttamente .xlsx o .xls.

Cos'è il formato Excel

Microsoft Excel moderno utilizza normalmente il formato .xlsx; Excel 97–2003 utilizza .xls. Le cartelle di lavoro possono contenere fogli di lavoro, formule, formattazione, grafici, filtri, tabelle pivot e macro. Microsoft Excel crea questi file, mentre applicazioni come LibreOffice Calc possono aprire e salvare cartelle di lavoro compatibili.

Excel è progettato per i calcoli e la presentazione, non necessariamente per l'archiviazione di database. Un foglio di lavoro può contenere diverse tabelle non correlate, righe di titolo, celle unite, righe vuote, formule o valori incoerenti, quindi deve essere ripulito prima di un'importazione affidabile nel database.

Cos'è il formato MDB

.mdb è il formato di database Microsoft Access utilizzato principalmente da Access 2003 e versioni precedenti. Le versioni desktop più recenti di Access possono generalmente aprire e creare database MDB tramite il formato di file Access 2002–2003. Un file MDB può contenere tabelle, query, maschere, report, macro, relazioni e indici.

MDB è appropriato quando un'applicazione meno recente richiede specificamente un database Access o quando i dati di un foglio di calcolo necessitano di campi tipizzati, chiavi primarie, query e relazioni. I suoi principali limiti tecnici sono il motore di database Access meno recente e una dimensione massima del file di database di circa 2 GB. Le applicazioni che richiedono funzionalità Access più recenti potrebbero richiedere invece .accdb.

Convertire con Microsoft Access

1. Preparare la cartella di lavoro. Inserire una tabella logica in ogni foglio di lavoro, mantenere una sola riga di intestazione, rimuovere le righe di titolo decorative e le celle unite e utilizzare un tipo di valore coerente in ogni colonna.
2. Aprire la versione desktop di Microsoft Access e selezionare File → New → Blank database.
3. In una versione recente di Access, scegliere il formato di database Access 2002–2003 durante il salvataggio, quindi assegnare al database un nome file .mdb. Nelle versioni precedenti di Access, creare normalmente il database vuoto e verificare che la sua estensione sia .mdb.
4. Scegliere External Data → New Data Source → From File → Excel.
5. Selezionare la cartella di lavoro .xls o .xlsx, scegliere Import the source data into a new table in the current database e selezionare OK.
6. Selezionare il foglio di lavoro o l'intervallo denominato. Abilitare First Row Contains Column Headings quando la prima riga contiene i nomi dei campi.
7. Esaminare i nomi dei campi, i tipi di dati e le dimensioni dei campi rilevati. Utilizzare Date/Time per le date effettive, un tipo numerico appropriato per i numeri e Long Text per i valori che superano i normali limiti del testo breve.
8. Scegliere una chiave primaria. Access può aggiungere un campo ID, utilizzare una colonna univoca esistente o lasciare la tabella senza una chiave primaria quando appropriato.
9. Impostare il nome della tabella di destinazione, completare la procedura guidata e controllare i record importati. Ripetere la procedura per ogni foglio di lavoro che deve diventare una tabella separata.

Dopo aver importato le tabelle correlate, utilizzare Database Tools → Relationships per collegare i campi chiave corrispondenti. Una chiave primaria deve contenere valori univoci e non vuoti, mentre i campi di chiave esterna correlati devono utilizzare tipi di dati compatibili.

Convertire senza software desktop

È possibile convertire gratuitamente il file su 101convert.com senza installare software: aprire il convertitore EXCEL-to-MDB, caricare il file .xls o .xlsx, avviare la conversione e scaricare il file .mdb risultante. Controllare il database scaricato in Access prima di utilizzarlo, soprattutto quando la cartella di lavoro contiene più fogli, formule o dati sensibili.

Limiti di qualità e compatibilità

La conversione trasferisce i dati tabulari delle celle; normalmente non trasforma le formule di Excel, i grafici, la formattazione condizionale, le tabelle pivot o i layout dei fogli di lavoro in oggetti Access equivalenti. Le celle contenenti formule possono essere importate come ultimi valori calcolati anziché come formule modificabili, a seconda del metodo di conversione e del fatto che la cartella di lavoro sia stata ricalcolata prima dell'importazione.

Valori misti in una colonna Excel possono indurre Access a dedurre il tipo di campo errato o a rifiutare valori che non corrispondono al tipo dedotto. Controllare le colonne contenenti numeri misti a testo, date memorizzate come stringhe, valori vuoti, simboli di valuta, zeri iniziali, numeri di telefono, codici ZIP o altri identificatori. Importare gli identificatori come testo quando la loro formattazione deve essere preservata.

Le cartelle di lavoro protette da password, danneggiate, collegate esternamente o molto grandi potrebbero non essere importate. Le macro richiedono una gestione separata e non vengono convertite automaticamente in VBA Access equivalente. Verificare che l'applicazione ricevente supporti MDB, poiché le funzionalità, i tipi di dati e le opzioni di sicurezza più recenti di Access potrebbero richiedere .accdb anziché .mdb.