Converti FP7 in XLS

Un destinatario potrebbe richiedere una cartella di lavoro Excel per la modifica tabellare, la creazione di report o l'importazione in software che non è in grado di leggere un database FileMaker. La conversione dei record in .xls garantisce la compatibilità con installazioni Excel meno recenti e sistemi aziendali legacy, ma non converte la struttura del database.

Che cos'è il formato FP7

.fp7 è il formato di database FileMaker Pro utilizzato da FileMaker Pro 7 a FileMaker Pro 11. Un file FP7 può contenere tabelle, campi, relazioni, layout, script, calcoli, elenchi di valori, campi contenitore, indici e autorizzazioni degli account. I database aziendali meno recenti, i sistemi di contatti, gli inventari, gli archivi di ricerca e gli archivi documentali utilizzano comunemente questo formato.

FP7 non è un foglio di calcolo. I dati possono essere distribuiti tra tabelle correlate, mentre un layout può visualizzare valori calcolati, riepilogativi o correlati che non sono normali colonne memorizzate. In genere è necessario FileMaker Pro per interpretare correttamente il database prima dell'esportazione.

Che cos'è il formato XLS

.xls è il formato binario delle cartelle di lavoro Microsoft Excel, associato principalmente a Excel 97–2003 e alle integrazioni software meno recenti. Memorizza righe e colonne, formule, formattazione di base e grafici in una forma accettata dalle applicazioni che non supportano le cartelle di lavoro .xlsx più recenti.

Un foglio di lavoro XLS è limitato a 65.536 righe e 256 colonne. XLS non può conservare le relazioni FileMaker, i layout, gli script, i privilegi, le regole di convalida, gli indici, il comportamento dei portali o lo schema del database.

Come convertire FP7 in XLS

1. Eseguire il backup dell'originale. Lavorare su una copia di database.fp7. Ottenere le credenziali dell'account necessarie se il file è protetto.
2. Aprire la copia in FileMaker Pro. FileMaker Pro 11 può aprire i file FP7 senza modificarli. FileMaker Pro 12 e versioni successive possono generalmente convertire un file FP7 nel formato FileMaker più recente quando lo aprono; conservare l'originale perché la conversione crea un nuovo file e potrebbe non essere reversibile. Utilizzare un'installazione FileMaker compatibile e verificare che script, calcoli e relazioni vengano caricati correttamente.
3. Selezionare i record richiesti. Aprire l'occorrenza della tabella o il layout appropriato, eseguire una ricerca se è necessario solo un sottoinsieme e verificare il numero di record trovati. Il contesto del layout attivo influisce sui campi correlati e calcolati.
4. Scegliere File → Export Records.
5. Nella finestra di dialogo di esportazione, selezionare i campi e l'ordine richiesti per il foglio di calcolo. Controllare attentamente i campi calcolati, riepilogativi e correlati; i relativi valori esportati dipendono dal record corrente, dal contesto e dallo stato del calcolo.
6. Se la versione di FileMaker offre un'opzione di esportazione Excel, selezionarla e creare un file .xlsx intermedio. Le versioni di FileMaker che supportano l'esportazione Excel producono generalmente cartelle di lavoro Excel più recenti anziché il formato .xls precedente.
7. Aprire la cartella di lavoro intermedia in Microsoft Excel o LibreOffice Calc. In Excel, scegliere File → Save As, selezionare Excel 97-2003 Workbook (*.xls) e accettare l'avviso sul formato. In Calc, scegliere File → Save As, selezionare Excel 97-2003 (.xls) e mantenere il formato richiesto quando richiesto.
8. Riaprire il file .xls risultante e controllare il numero di righe e colonne, le intestazioni, le date, i valori numerici, le formule, i caratteri non ASCII, i valori vuoti e i campi identificativi come i codici postali o i numeri di account.

Se l'esportazione diretta in Excel non è disponibile, utilizzare File → Export Records per creare un file CSV UTF-8. Aprire il CSV tramite la procedura di importazione di Excel o Calc, selezionare il delimitatore corretto e la codifica UTF-8, impostare gli identificativi su Testo per preservare gli zeri iniziali, quindi salvare come .xls. CSV conserva i valori tabellari, ma non la formattazione, le formule, le relazioni o i dati contenitore di FileMaker.

I servizi online generalmente non sono una soluzione diretta per FP7, perché molti non analizzano la struttura proprietaria di FileMaker. Per un file .xlsx non riservato già prodotto da FileMaker, servizi come Zamzar o CloudConvert possono offrire la conversione da .xlsx a .xls quando questa coppia di formati è indicata nei rispettivi siti correnti. Non caricare record di database personali, soggetti a normative o commercialmente sensibili senza autorizzazione e verificare localmente la cartella di lavoro convertita.

Limiti di qualità e compatibilità

• L'esportazione contiene i campi selezionati dei record selezionati, non l'applicazione FileMaker originale. Conservare separatamente il file FP7 se sono necessarie la logica del database o la cronologia di controllo.
• I campi correlati, i calcoli, i campi riepilogativi e i dati dei portali possono dipendere dal contesto del layout o dallo stato dei record correlati. Testare record rappresentativi prima di esportare l'intero set di dati.
• I campi contenitore possono contenere immagini, documenti, audio o altri file. L'esportazione Excel potrebbe non conservarli come contenuto incorporato utilizzabile; esportare separatamente i contenuti dei campi contenitore quando devono essere mantenuti.
• I campi ripetuti, il testo con più valori, le righe dei portali e i riepiloghi non sempre possono essere associati a una singola riga XLS piatta. Decidere se appiattirli, suddividerli in esportazioni separate o conservare il database di origine.
• I set di dati che superano 65.536 righe o 256 colonne richiedono più file o fogli di lavoro, una cartella di lavoro .xlsx più recente o un altro formato di dati. Il salvataggio di formule, formattazione o dati carattere moderni come XLS può causare avvisi di compatibilità o la perdita di funzionalità.