Converti FMP12 in XLS

Un sistema contabile legacy, uno strumento di reporting o un'installazione meno recente di Excel potrebbe richiedere una cartella di lavoro .xls invece di un database FileMaker. La conversione esporta i record selezionati per l'uso in un foglio di calcolo; non ricrea l'intera soluzione FileMaker.

Che cos'è il formato FMP12

.fmp12 è il formato nativo del database di FileMaker Pro, introdotto con FileMaker Pro 12 e utilizzato dalle versioni successive di FileMaker Pro. Un file può contenere tabelle, campi, record, layout, relazioni, calcoli, script, account, privilegi, liste valori e dati container come immagini o documenti. Le aziende lo incontrano comunemente durante la migrazione di una soluzione FileMaker meno recente, la condivisione di dati aziendali o l'estrazione di record per un'altra applicazione.

Che cos'è il formato XLS

.xls è il formato binario legacy delle cartelle di lavoro Excel di Microsoft, associato principalmente a Excel 97–2003 e ai sistemi di importazione meno recenti. Supporta fogli di lavoro, formule, formattazione e grafici, ma ogni foglio di lavoro è limitato a 65.536 righe e 256 colonne. Utilizzarlo solo quando il programma ricevente non può accettare il formato più recente .xlsx o richiede specificamente file Excel 97–2003.

Esportazione con FileMaker Pro

1. Aprire il database in FileMaker Pro e accedere al layout che fornisce i campi e i record da esportare.
2. Trovare i record richiesti. FileMaker normalmente esporta il found set corrente, non necessariamente tutti i record presenti nella tabella.
3. Scegliere File → Export Records....
4. Immettere un nome file e selezionare Excel Workbook (*.xlsx), se disponibile. FileMaker Pro generalmente esporta il formato Excel moderno anziché il formato binario meno recente .xls.
5. Nella finestra di dialogo relativa all'ordine dei campi, rimuovere i campi indesiderati e disporre quelli rimanenti come colonne del foglio di calcolo. Includere i campi correlati solo quando la relazione restituisce il record correlato previsto.
6. Completare l'esportazione e aprire il file .xlsx risultante in Microsoft Excel o LibreOffice Calc.

Per le esportazioni di testo come CSV, scegliere una codifica dei caratteri appropriata nelle opzioni di esportazione di FileMaker. Le cartelle di lavoro Excel normalmente mantengono la propria codifica del testo; le impostazioni di codifica non sostituiscono la verifica dei caratteri non latini dopo l'esportazione.

Salvare la cartella di lavoro come XLS

In Microsoft Excel, scegliere File → Save As, selezionare Excel 97–2003 Workbook (*.xls) e accettare l'avviso di compatibilità. In LibreOffice Calc, scegliere File → Save As, selezionare Excel 97–2003 (*.xls) e mantenere il formato selezionato quando richiesto. Riaprire il file salvato e controllare date, ore, formule, testo lungo, codifica dei caratteri e tipi di colonna.

Se FileMaker Pro non è disponibile, chiedere al proprietario del database di esportare il found set richiesto come .xlsx o CSV. I servizi online generici raramente interpretano correttamente la struttura proprietaria .fmp12. Dopo l'esportazione dei dati, un servizio come CloudConvert può convertire un file .xlsx non riservato in .xls, ma Excel o LibreOffice in locale evitano di caricare online i record aziendali e generalmente offrono un controllo migliore sugli avvisi di compatibilità.

Limiti di qualità e compatibilità

Si tratta di un'esportazione di dati, non di una conversione del database. Layout, script, relazioni, portali, account, privilegi, liste valori, definizioni dei campi e calcoli specifici di FileMaker non diventano funzionalità XLS equivalenti. I campi calcolati vengono normalmente esportati come risultati valutati, anziché come calcoli FileMaker riutilizzabili o formule Excel.

Date, ore, numeri e separatori decimali possono cambiare in base ai valori di FileMaker, alle impostazioni regionali e all'interpretazione dell'applicazione di destinazione. Esportare, ove possibile, gli identificativi, i codici postali, i numeri di telefono e altri valori con zeri iniziali come testo; in caso contrario Excel potrebbe rimuovere gli zeri. Controllare le formule e i caratteri speciali dopo il salvataggio in .xls, poiché la compatibilità con il formato Excel meno recente può alterare le funzionalità non supportate.

I campi container non vengono mantenuti come celle native del foglio di calcolo. Esportare separatamente documenti o immagini quando devono rimanere disponibili e verificare come FileMaker gestisce ciascun campo container prima di eliminare il database di origine. Un dataset più grande dei limiti di righe o colonne di XLS deve rimanere in .xlsx, essere suddiviso in più file o fogli di lavoro oppure essere fornito in un formato orientato ai database. Non caricare file FMP12 riservati in un convertitore online: il database potrebbe contenere record, file container, metadati relativi agli account e altre informazioni oltre ai dati visibili della tabella.