Converti OFX in XLS

Le banche forniscono spesso i download delle transazioni in formato OFX, mentre i sistemi contabili meno recenti e i modelli di foglio di calcolo possono accettare solo XLS. La conversione dei dati crea righe modificabili per l'ordinamento, i calcoli, i report o l'importazione in software che non è in grado di leggere OFX.

Che cos'è OFX

OFX (Open Financial Exchange) è un formato strutturato per il trasferimento di dati relativi a conti, saldi, estratti conto e transazioni tra istituti finanziari e software per la gestione delle finanze personali. Le banche utilizzano comunemente .ofx; .qfx è una variante correlata utilizzata da alcuni istituti e applicazioni finanziarie. Un file OFX può contenere date, beneficiari, note, importi, tipi di transazione, identificativi dei conti, saldi e ID delle transazioni assegnati dalla banca. Non è un foglio di calcolo e non definisce colonne del foglio di lavoro, formattazione, formule o grafici.

Applicazioni come GnuCash, Quicken, Moneydance e altri programmi contabili possono importare OFX, sebbene il supporto per QFX e per specifiche varianti bancarie differisca.

Che cos'è XLS

XLS è il vecchio formato binario delle cartelle di lavoro di Excel, compatibile con Microsoft Excel, LibreOffice Calc e molti sistemi contabili legacy. Supporta formule, filtri, grafici e più fogli di lavoro, ma ogni foglio di lavoro è limitato a 65.536 righe e 256 colonne. Utilizzare XLSX quando il programma destinatario lo accetta; XLS è richiesto principalmente dai software meno recenti.

Convertire con GnuCash ed Excel o Calc

1. Installare GnuCash da gnucash.org, creare o aprire un libro e creare un backup del file .ofx originale.
2. Utilizzare File → Import → Import OFX/QFX, selezionare il file e assegnare le relative transazioni al conto GnuCash corretto. Esaminare il conto rilevato e le corrispondenze delle transazioni prima di completare l'importazione.
3. Aprire il registro del conto e utilizzare il relativo comando di esportazione per creare un file CSV. Selezionare i campi delle transazioni necessari nel foglio di calcolo, come data, descrizione, nota, importo, tipo di transazione, saldo e ID della transazione. I nomi dei menu di GnuCash variano in base alla versione; anche un report del conto o delle transazioni può essere esportato come CSV.
4. Aprire il CSV in Excel o LibreOffice Calc. Impostare il delimitatore e la codifica dei caratteri corretti e assegnare le impostazioni per date, decimali e separatore delle migliaia relative alla localizzazione della banca. Importare i numeri di conto e gli ID delle transazioni come testo se è necessario conservare gli zeri iniziali.
5. In Excel, scegliere File → Save As e selezionare Excel 97-2003 Workbook (*.xls). In Calc, scegliere File → Save As e selezionare Excel 97-2003 (*.xls). Accettare l'avviso di compatibilità e controllare la cartella di lavoro salvata.

Questo metodo analizza i campi finanziari prima di creare il foglio di calcolo. L'apertura diretta di un file OFX come testo delimitato può unire i campi in modo errato, perché OFX è costituito da dati strutturati e non da una tabella ordinaria.

Automatizzare le conversioni ripetute

Per l'elaborazione in batch, utilizzare un parser OFX che supporti sia i file meno recenti in stile SGML sia OFX basato su XML, estrarre i campi delle transazioni necessari e scriverli in CSV o XLSX. Convertire l'XLSX risultante con LibreOffice se è richiesto l'output XLS legacy; ad esempio, una conversione da riga di comando di LibreOffice installato localmente può utilizzare soffice --headless --convert-to xls --outdir output transactions.xlsx. Le librerie parser e le opzioni della riga di comando cambiano nel tempo, quindi convalidare l'output confrontandolo con l'estratto conto della banca prima di utilizzarlo per la contabilità. Non presumere che un parser XML generico possa elaborare correttamente ogni download OFX.

Utilizzare un convertitore online

Servizi come CloudConvert, Convertio e Zamzar possono offrire la conversione da OFX a XLS, ma i formati di input e output supportati possono cambiare; verificare che il servizio elenchi attualmente entrambi i formati prima di caricare il file. La conversione online invia il file, che può contenere nomi, numeri di conto, saldi e cronologie complete delle transazioni, a una terza parte. Utilizzare un flusso di lavoro locale per i dati riservati, a meno che le condizioni del provider relative a conservazione, eliminazione ed elaborazione non siano accettabili.

Controllare la cartella di lavoro convertita

• Confrontare i segni di debito e credito, il numero di transazioni, i saldi iniziali e i saldi finali con l'estratto conto originale. Le banche non utilizzano convenzioni dei segni identiche.
• Controllare le date intorno alla mezzanotte, ai cambi di mese e ai cambi di anno. I campi del fuso orario e le impostazioni regionali delle date possono modificare il modo in cui il software per fogli di calcolo visualizza una transazione.
• Verificare che il testo del beneficiario, le note, gli ID delle transazioni e gli zeri iniziali siano rimasti invariati nei passaggi CSV e XLS. Mantenere gli identificatori come testo quando necessario.
• I metadati OFX, i campi di riconciliazione, lo stato delle transazioni in sospeso, le intestazioni specifiche dell'istituto e le informazioni sugli aggiornamenti potrebbero non comparire nella cartella di lavoro. Il file XLS è una copia per l'analisi, non un sostituto dell'OFX originale.
• Non superare le 65.536 righe in un foglio di lavoro XLS. Suddividere l'esportazione per conto o data oppure conservare una copia XLSX per le cronologie più estese.