Converti IIF in XLS

QuickBooks Desktop esporta i record contabili in IIF, mentre molte applicazioni per la reportistica, la modifica e le applicazioni aziendali meno recenti richiedono una cartella di lavoro Excel. Convertire una copia in XLS rende i dati tabulari più facili da filtrare e condividere senza modificare il file di importazione originale.

Cos'è il formato IIF

IIF significa Intuit Interchange Format. È un formato di testo normale, delimitato da tabulazioni, utilizzato principalmente da QuickBooks Desktop per importare ed esportare elenchi e transazioni, inclusi clienti, fornitori, conti, fatture, ricevute, pagamenti e registrazioni contabili.

IIF non è un foglio di calcolo convenzionale né un database contabile completamente standardizzato. Le esportazioni delle transazioni contengono comunemente righe che iniziano con TRNS, SPL e ENDTRNS; pertanto, una transazione può occupare diverse righe del foglio di lavoro. L'estensione del file è generalmente .iif.

Cos'è il formato XLS

XLS è il formato binario legacy delle cartelle di lavoro di Excel, associato a Excel 97–2003. Supporta fogli di lavoro, formattazione, formule, filtri, ordinamento e grafici, quindi può essere utile per esaminare o condividere dati tabulari IIF con software che non accetta XLSX.

Ogni foglio di lavoro XLS è limitato a 65.536 righe e 256 colonne. Utilizzare XLSX quando l'applicazione ricevente lo supporta, in particolare per esportazioni di grandi dimensioni o cartelle di lavoro che richiedono funzionalità più recenti di Excel.

Come convertire IIF in XLS

Utilizzo di Microsoft Excel

1. Creare una copia di backup del file .iif originale. Lavorare sulla copia in modo che il file di importazione di QuickBooks rimanga invariato.
2. Aprire Excel e scegliere Data → From Text/CSV. Nelle versioni precedenti, scegliere Data → From Text oppure aprire il file tramite File → Open con i file di testo abilitati.
3. Selezionare il file IIF. Se il selettore di file di Excel non mostra .iif, rinominare la copia in filename.txt. Questa operazione modifica solo l'estensione, non il contenuto del file.
4. Nella finestra di dialogo di importazione, scegliere Tab come delimitatore e disabilitare virgola, punto e virgola e gli altri delimitatori, a meno che l'anteprima non dimostri che siano necessari. Selezionare la codifica che corrisponde al file di origine; UTF-8 è appropriato per un'esportazione UTF-8, mentre i file meno recenti possono utilizzare una tabella codici Windows.
5. Prima di caricare i dati, impostare su Text i numeri di conto, gli ID delle transazioni, i codici postali e le altre colonne contenenti identificatori. In questo modo si evita la perdita degli zeri iniziali e la notazione scientifica indesiderata. Controllare che le colonne delle date e degli importi siano interpretate correttamente.
6. Caricare i dati in un nuovo foglio di lavoro. Scegliere File → Save As, selezionare Excel 97-2003 Workbook (*.xls) e accettare l'avviso di compatibilità.

Rinominare .iif in .xls non converte il file; assegna semplicemente al file di testo l'estensione errata. I dati devono essere importati e quindi salvati nel formato XLS di Excel.

Utilizzo di LibreOffice Calc

1. Aprire una copia del file IIF in LibreOffice Calc oppure rinominare la copia in filename.txt se Calc non riconosce l'estensione.
2. Nella finestra di dialogo Importazione testo, selezionare la codifica dei caratteri corretta e scegliere Separated by: Tab. Assegnare alle colonne contenenti identificatori il tipo Text e controllare date e importi prima dell'importazione.
3. Scegliere File → Save As, selezionare Excel 97-2003 (*.xls) e accettare l'avviso sul formato.

Calc è adatto per conversioni occasionali su desktop. Per l'elaborazione automatizzata, analizzare la struttura IIF delimitata da tabulazioni e convalidarne i tipi di record prima di generare XLS con una libreria che supporti esplicitamente il formato legacy; non presumere che ogni esportazione IIF sia una normale tabella CSV.

Utilizzo di un convertitore online

Servizi come Zamzar e CloudConvert possono accettare direttamente IIF oppure una copia rinominata in .txt, ma i tipi di input supportati e le impostazioni di importazione possono cambiare. Caricare solo dati di test non riservati, verificare che il servizio conservi le colonne separate da tabulazioni, scegliere la codifica corretta quando disponibile, scaricare il file XLS ed eliminare il caricamento se il servizio offre controlli per l'eliminazione. Le esportazioni di QuickBooks possono contenere nomi, indirizzi, informazioni fiscali, dettagli dei conti e importi delle transazioni, quindi la conversione locale con Excel o Calc è più sicura per i record finanziari.

Controlli di qualità e compatibilità

La conversione trasforma un file di testo in un foglio di calcolo; non crea un report contabile normalizzato né ricostruisce le relazioni di QuickBooks. Le righe come TRNS e SPL possono rimanere visibili e raggrupparle in fatture, ricevute o registrazioni contabili richiede la conoscenza della particolare struttura dell'esportazione IIF.

Confrontare il numero delle transazioni e i totali con QuickBooks dopo la conversione. Controllare date, importi negativi, simboli di valuta, parentesi, campi vuoti, identificatori lunghi e valori che iniziano con zero, poiché le regole di importazione dei fogli di calcolo possono reinterpretarli. Se l'esportazione supera il limite del foglio di lavoro XLS, suddividerla tra più fogli oppure salvarla in formato XLSX.