Converti XLS in IIF

QuickBooks Desktop accetta file IIF per importazioni batch di elenchi e transazioni, mentre le esportazioni contabili meno recenti arrivano spesso come cartelle di lavoro Excel .xls. Il compito consiste nel trasformare i valori del foglio di calcolo nei record delimitati da tabulazioni esatti richiesti dal tipo di importazione di QuickBooks; la semplice modifica del nome del file non converte i dati.

Contenuto dei file XLS

XLS è il formato binario delle cartelle di lavoro di Microsoft Excel per Excel 97–2003. Viene ancora prodotto da applicazioni aziendali meno recenti ed è utilizzato da Microsoft Excel, LibreOffice Calc e altri strumenti per fogli di calcolo.

Una cartella di lavoro XLS può contenere diversi fogli di lavoro, formule, formattazione, grafici, celle unite, macro, commenti e righe nascoste. IIF non conserva nessuna di queste caratteristiche della cartella di lavoro: importa solo valori di testo organizzati come record di QuickBooks.

Che cosa sono i file IIF

IIF significa Intuit Interchange Format. È un formato di testo delimitato da tabulazioni utilizzato principalmente da QuickBooks Desktop per importare determinati elenchi e transazioni, inclusi conti, clienti, fornitori, articoli, registrazioni di prima nota, fatture, debiti, assegni e pagamenti, quando supportati dall'edizione di QuickBooks installata.

I file IIF utilizzano righe di intestazione che iniziano con ! per definire i campi e righe di dati identificate dai tipi di record. Un file di transazione contiene comunemente le intestazioni !TRNS, !SPL e !ENDTRNS, seguite dai record corrispondenti TRNS, SPL e ENDTRNS.

IIF è utile per l'inserimento batch ripetibile e può essere modificato in un editor di testo o in un software per fogli di calcolo prima dell'importazione. Offre meno protezione rispetto all'inserimento manuale delle transazioni, quindi un file strutturalmente valido può comunque registrare conti, importi, nomi o trattamento fiscale errati.

Preparazione e conversione della cartella di lavoro

1. Identificare la destinazione esatta in QuickBooks Desktop: importazione di un elenco, registrazione di prima nota generale, fattura, debito, assegno o altro tipo di transazione supportato. Ogni tipo richiede campi e codici di record diversi.
2. Quando possibile, creare un record di esempio corretto nel file aziendale di destinazione, quindi esportarlo come IIF. Utilizzare tale esportazione come modello per i nomi dei campi, il formato delle date, i nomi dei conti, i codici delle transazioni e le colonne obbligatorie. Un file XLS non deve necessariamente provenire da QuickBooks.
3. Aprire il file XLS in Excel o LibreOffice Calc. Inserire ogni tipo di record in un singolo foglio di lavoro, rimuovere le righe vuote e sostituire le formule con valori calcolati se sono i valori risultanti che QuickBooks deve ricevere.
4. Mappare le colonne di origine sul modello IIF. I nomi di conti, clienti, fornitori, articoli, classi, termini di pagamento e imposte sulle vendite devono corrispondere esattamente ai nomi presenti nel file aziendale di destinazione, a meno che l'importazione non sia deliberatamente destinata a creare tali voci negli elenchi.
5. Creare le intestazioni e le righe di dati IIF utilizzando il modello esportato. Per le transazioni in stile prima nota, ogni transazione normalmente contiene una riga TRNS, una o più righe SPL e una riga ENDTRNS. I valori con segno di AMOUNT della transazione devono avere un saldo netto pari a zero.
6. Salvare solo il foglio di lavoro completato come testo delimitato da tabulazioni: File → Save As → Text (Tab delimited) (*.txt). Rinominare l'output da .txt a .iif, ad esempio journal-import.iif. Excel esporta solo il foglio di lavoro attivo.
7. Aprire il file in un editor di testo semplice. Verificare che i campi siano separati da caratteri di tabulazione effettivi, non da virgole, e che non siano state esportate involontariamente intestazioni di colonne del foglio di calcolo o righe vuote.
8. Eseguire il backup del file aziendale di QuickBooks, quindi utilizzare File → Utilities → Import → IIF Files. Testare un piccolo batch in una copia del file aziendale prima di importare il file completo.

Strumenti per le importazioni mappate

Per importazioni di piccole dimensioni o una tantum, Excel o LibreOffice Calc insieme a un esempio IIF esportato dal file aziendale QuickBooks di destinazione offrono il controllo più diretto. Per importazioni ricorrenti, prodotti desktop come Transaction Pro Importer e Zed Axis possono mappare le colonne XLS, XLSX, CSV o di testo sugli oggetti QuickBooks Desktop supportati senza dover creare manualmente ogni riga IIF.

I convertitori di file online generici non devono essere utilizzati per le importazioni finanziarie perché non sono in grado di determinare il tipo di transazione QuickBooks né di convalidare i nomi specifici dei conti e degli elenchi aziendali. I servizi di mappatura cloud come SaasAnt Transactions possono essere appropriati solo dopo aver verificato il supporto per il prodotto QuickBooks specifico, l'oggetto di importazione e il formato del file; esaminare i termini relativi alla gestione dei dati prima di caricare i registri finanziari.

Controlli di compatibilità

• Le versioni di QuickBooks Desktop non supportano campi e tipi di record IIF identici. Creare il modello utilizzando la stessa versione di QuickBooks e lo stesso file aziendale che riceveranno l'importazione.
• Utilizzare il formato della data mostrato in un file IIF esportato da quel file aziendale. Non presumere che una data specifica per le impostazioni locali come 31/01/2026 venga interpretata correttamente.
• Rimuovere tabulazioni e interruzioni di riga incorporate dai campi relativi a nomi, indirizzi e note perché possono spostare i campi o dividere un record.
• Quando possibile, utilizzare la codifica prodotta dal modello esportato da QuickBooks. I caratteri non ASCII possono essere importati in modo errato quando un editor di testo salva il file con una codifica non supportata.
• Le importazioni IIF possono creare duplicati se vengono ripetute. Includere un riferimento univoco o un numero di documento quando il tipo di transazione lo supporta, conservare il file importato e verificare i conteggi e i saldi importati.
• QuickBooks Online dispone di funzionalità di importazione diverse e non si deve presumere che accetti un file IIF preparato per QuickBooks Desktop.