Converti FP3 in EXCEL

I record FileMaker archiviati devono spesso essere consegnati a persone che usano Excel oppure caricati in sistemi di reporting e contabilità che accettano fogli di calcolo. L'esportazione dei record del database in .xlsx facilita il filtraggio, l'ispezione e la condivisione dei dati senza distribuire il file FileMaker originale.

Che cos'è un file FP3

.fp3 è un formato di database legacy di FileMaker Pro 3 o FileMaker Pro 4. Può memorizzare record, campi, layout, script, liste di valori, privilegi di accesso, relazioni con altri file FileMaker e riferimenti o dati dei campi contenitore; non è una cartella di lavoro Excel né una tabella di testo.

FileMaker Pro 5 e 6 usano normalmente .fp5, FileMaker Pro 7–11 usano .fp7, mentre FileMaker Pro 12 e versioni successive usano .fmp12. Le versioni attuali di Claris FileMaker Pro non aprono direttamente i file .fp3.

Che cosa significa l'output Excel

Excel è un'applicazione, non un singolo formato di file. Per una cartella di lavoro attuale, usa .xlsx; usa .csv o testo delimitato da tabulazioni solo quando il sistema ricevente richiede specificamente testo normale. Una cartella di lavoro .xlsx supporta fogli di lavoro, formattazione, formule, filtri, tabelle pivot e grafici, mentre CSV memorizza solo valori di cella in formato testo normale all'interno di un'unica tabella.

Un'esportazione FileMaker trasferisce i valori dei campi selezionati in righe e colonne. Non ricrea in Excel i layout, gli script, i set di privilegi, i pulsanti, le relazioni, le ricerche o il comportamento del database di FileMaker.

Convertire il database tramite FileMaker

1. Copia il file .fp3 originale e tutti i file FileMaker correlati in una cartella di lavoro. Lascia invariati gli originali. Una soluzione può dipendere da database correlati, file contenitore esterni o script che non sono necessari per una semplice esportazione di record, ma che possono essere indispensabili per interpretare i dati.
2. Usa FileMaker Pro 11 per aprire e convertire il file in .fp7. FileMaker Pro 11 è il consueto collegamento intermedio per i formati FileMaker 3–6, ma è un software ritirato; eseguilo solo in un ambiente legacy controllato, preferibilmente offline. Se non disponi di una copia con licenza, rivolgiti a uno specialista della migrazione FileMaker invece di usare un sito di conversione file non verificato.
3. Inserisci credenziali FileMaker valide. La protezione tramite password non può essere rimossa cambiando il nome del file o importando il file in Excel.
4. Controlla i record da esportare. Records → Show All Records esporta l'intera tabella; File → Export Records altrimenti esporta solo il found set corrente.
5. In File → Export Records, scegli un'opzione per una cartella di lavoro Excel, se disponibile, e salva il file come records.xlsx. Seleziona i campi richiesti e imposta il loro ordine di esportazione. Se la versione di FileMaker installata non è in grado di esportare in .xlsx, esporta invece testo separato da tabulazioni o CSV.
6. Apri un'esportazione CSV o delimitata da tabulazioni in Excel tramite Data → From Text/CSV, seleziona il delimitatore corretto e assegna alle colonne sensibili, come ID e codici postali, il tipo Text. Salva i dati importati con File → Save As → Excel Workbook (*.xlsx).

Se il database convertito deve rimanere utilizzabile in FileMaker moderno, apri il file .fp7 risultante in FileMaker Pro 12 o versione successiva e convertilo in .fmp12. Questa conversione aggiuntiva non è necessaria quando l'unico requisito è un'esportazione Excel.

Non rinominare .fp3 in .xls o .xlsx; cambiare un'estensione non converte il file. I convertitori online generici non sono un metodo affidabile per questo formato di database proprietario e sono inadatti per file contenenti dati di clienti, dipendenti, dati finanziari o sanitari.

Controlli dei dati e limiti di compatibilità

• Excel converte automaticamente i valori, a meno che i tipi di importazione non siano impostati esplicitamente. Tratta come testo i numeri di conto, i numeri di telefono, i codici prodotto, i codici postali e gli identificatori. Excel conserva solo 15 cifre significative in un valore numerico, quindi gli ID numerici più lunghi devono essere importati come testo.
• Conferma l'interpretazione delle date dopo l'importazione, soprattutto quando il file FileMaker ed Excel usano convenzioni regionali diverse per le date. Verifica i valori calcolati, riepilogativi e dei campi correlati rispetto al database originale prima di farvi affidamento.
• Un foglio di lavoro Excel contiene al massimo 1.048.576 righe e 16.384 colonne. Suddividi le esportazioni più grandi tra più fogli di lavoro o file.
• I campi contenitore non diventano allegati Excel pienamente utilizzabili. Esporta separatamente i contenuti dei campi contenitore da FileMaker, quando necessario, quindi includi nel foglio di lavoro i nomi dei file, i percorsi o i collegamenti ipertestuali.
• CSV non conserva la formattazione di Excel, le formule, più fogli di lavoro o tipi di dati affidabili. Preferisci .xlsx per un foglio di calcolo riutilizzabile; conserva CSV solo per i sistemi che lo richiedono.