Converti QBW in CSV

I dati contabili possono dover essere aperti in Excel, importati in un altro sistema, condivisi senza QuickBooks oppure conservati come semplici record tabellari. Un file .qbw normalmente non può diventare un unico CSV completo, perché QuickBooks memorizza i record strutturati, i report e le relazioni di un’azienda, anziché un’unica tabella piatta.

Cosa contiene il formato QBW

QBW è il formato proprietario dei file aziendali utilizzato da QuickBooks Desktop. Può contenere dati del piano dei conti, clienti, fornitori, articoli, fatture, debiti, pagamenti, registrazioni contabili, dati delle buste paga, report e preferenze aziendali. QuickBooks Desktop apre il file in base alla propria edizione e versione; Excel, LibreOffice e i convertitori di file generici non interpretano i record interni.

Un file QBW non è un elenco di aziende salvate e non deve essere rinominato in .csv. Il metodo supportato consiste nell’aprire l’azienda in QuickBooks Desktop ed esportare i report o gli elenchi selezionati. Se l’unico file disponibile è un backup come .qbb, ripristinarlo prima nell’edizione compatibile di QuickBooks Desktop.

Cosa offre CSV

CSV è testo semplice contenente righe e campi separati da virgole o da un altro delimitatore. I programmi per fogli di calcolo, i database, gli strumenti fiscali, i sistemi di gestione dell’inventario e molte applicazioni web possono importarlo senza QuickBooks.

CSV è utile per filtrare, ordinare, eseguire calcoli e scambiare dati, ma non supporta in modo standard le relazioni contabili, i percorsi di controllo, le autorizzazioni, gli allegati, le riconciliazioni, la formattazione o più tabelle collegate. Anche le date, gli importi negativi, i simboli di valuta, gli zeri iniziali, le virgolette, le virgole nelle descrizioni e i caratteri non ASCII possono essere interpretati in modo diverso dal programma ricevente.

Esportare un report di QuickBooks Desktop

1. Creare un backup o una copia di lavoro del file aziendale, quindi aprirlo nell’edizione di QuickBooks Desktop che lo ha creato o che lo supporta.
2. Aprire il report richiesto da Reports e impostare il periodo del report, il criterio contabile, i filtri, le colonne e le selezioni di clienti, fornitori o conti prima dell’esportazione.
3. Utilizzare il comando Excel o Export to Excel della barra degli strumenti del report e scegliere Create a new worksheet. Le versioni di QuickBooks Desktop differiscono per le etichette esatte e potrebbe essere necessario che Microsoft Excel sia installato.
4. In Excel, esaminare il foglio di lavoro risultante, rimuovere se necessario le righe utilizzate solo per la presentazione e usare File → Save As per selezionare CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv). Salvare ogni foglio di lavoro separatamente, poiché un file CSV supporta una sola tabella.
5. Riaprire il CSV salvato in un editor di testo o in un foglio di calcolo e verificare il delimitatore, il numero di righe, le intestazioni, le date, i totali, i segni di debito e credito, i nomi dei conti e la codifica prima di importarlo altrove.

Per i dati a livello di transazione, esportare un report delle transazioni personalizzato anziché un report riepilogativo. Report come un elenco delle transazioni per data, il libro mastro generale, il conto economico o le vendite per cliente producono colonne diverse e non possono essere combinati in un unico CSV universalmente corretto senza definire lo schema del sistema di destinazione.

Esportare elenchi e altri dati selezionati

I dati di clienti, fornitori, articoli e conti possono generalmente essere resi disponibili tramite il report dell’elenco QuickBooks Desktop pertinente e quindi inviati attraverso la stessa procedura da Excel a CSV. QuickBooks Desktop offre inoltre File → Export → Lists to IIF Files nelle edizioni supportate, ma IIF is not CSV; utilizzare IIF solo quando il programma contabile ricevente lo richiede espressamente.

QuickBooks Online è un servizio separato e non apre direttamente un file QBW locale. Se i dati sono stati trasferiti in QuickBooks Online, esportare i report o gli elenchi richiesti da tale servizio invece di considerare il file QBW come un file di importazione di QuickBooks Online.

Convertitori online e limiti di compatibilità

I servizi generici di conversione online generalmente non analizzano i file aziendali di QuickBooks per trasformarli in dati CSV completi e affidabili. Un servizio che accetta l’estensione potrebbe semplicemente rinominare il file, rifiutarlo oppure estrarre contenuti inutilizzabili. Il caricamento di un file aziendale può inoltre divulgare informazioni relative a buste paga, imposte, banche e clienti. Utilizzare QuickBooks Desktop localmente oppure chiedere al proprietario dell’azienda o al commercialista di creare l’esportazione.

Prima di importare il CSV, confrontare i totali con il report originale di QuickBooks e confermare l’ordine delle colonne richiesto dalla destinazione, il formato della data, il separatore decimale, la codifica e la gestione dei crediti. Conservare il QBW originale e un registro delle esportazioni; CSV è un file di scambio derivato, non un sostituto del file aziendale QuickBooks o del relativo storico di controllo contabile.